Welke horeca software is essentieel voor bezorgrestaurants?

Bezorg software, een must voor een efficiënt restaurant of horeca bedrijf. Niet zo heel erg lang geleden bestelde iedereen nog telefonisch en werden werkroosters nog aan de muur opgehangen. Die goede oude tijd.. Sinds de eeuwwisseling hebben we te maken met de opkomst van Informatie Technologie (IT). Wat voor bedrijf je ook begint, of bij wat voor bedrijf je ook werkt, altijd krijg je te maken met IT. In de horeca is het gebruikelijk om IT-werkzaamheden uit te besteden in plaats van deze kennis zelf in huis te halen. Echter zijn er steeds meer soorten IT-systemen, oplossingen en horeca software beschikbaar. Hierdoor zien restauranteigenaren zonder technische achtergrond al snel door de bomen het bos niet meer. In deze blog scheppen we overzicht en beantwoorden we de volgende vraag: welke horeca software is essentieel voor bezorgrestaurants?

Een website en/of bestel app voor uw restaurant

U wilt uw klanten naast de optie om telefonisch te bestellen natuurlijk ook de optie bieden om online te bestellen. Veel restaurants melden zich aan bij bestelplatforms als Thuisbezorgd, UberEats of Deliveroo (kijk hier voor een overzicht van alle bestelplatforms). Echter rekenen deze bestelplatforms vaak hoge commissiekosten. Daarom is het wellicht interessant om het heft in eigen handen te nemen en zelf een bestel website en/of bestel app te laten ontwikkelen.

Het is vervolgens zaak om via acties, loyaliteitsprogramma’s en promoties klanten te verleiden via uw eigen website te bestellen in plaats van via de bestelplatforms. Zo wordt u, stapje voor stapje, met behulp van horeca software in de vorm van een website en/of bestel app steeds minder afhankelijk van grote partijen als Thuisbezorgd, UberEats en Deliveroo en kunt u per jaar tienduizenden euro’s besparen op commissiekosten!

Bezorg software met kassafuncties

Wanneer je als bezorgrestaurant dagelijks veel orders te verwerken hebt, dan heb je baat bij bezorgsoftware met kassafuncties waarmee al uw orders overzichtelijk binnen komen in één horeca systeem. Zo krijgt u meer controle over de binnenkomende bestellingen en wordt het makkelijker om uw onderneming te managen. Deze horeca software is de spil in uw bezorgrestaurant die de order van de klant direct doorzet naar de keuken, betalingen afhandelt (inclusief boekhouding achteraf) en de bezorgers aanstuurt.

Wilt u ook meer grip op uw bezorgers? Dan is een bezorger app of delivery app wellicht een mooie horeca software oplossing voor uw bezorgrestaurant. Wanneer uw koeriers werken met de delivery app kunt u eenvoudig hun live locatie volgen. Zelf hebben zij in de app alle bestelinformatie inzichtelijk op hun telefoon. Via het menu kunnen zij navigatie starten naar de klant en/of telefonisch contact opnemen met de klant. Bovendien is er een optie toegevoegd tot het betalen aan de deur met gebruik van een QR-code. Dure mobiele pinapparaten zijn door dit horeca systeem niet meer nodig!

Daarnaast bieden sommige leveranciers een optie tot voorraadbeheer aan. Voorraadbeheer houdt in dat u inzicht houdt in uw opgeslagen goederen zoals houdbare ingrediënten of verpakkingen. Zonder hier een beeld van te hebben loopt u kans tegen onverwachte tekorten aan te lopen. Tegelijkertijd wilt u ook niet te veel goederen opslaan aangezien dit ruimte en geld kost. Met behulp van bezorgsoftware kunt u uw voorraden gemakkelijk bijhouden en is het mogelijk hierin de optimale balans te vinden.

Koppel eenvoudig uw horeca software

1. Directe koppelingen met bestelplatforms

Heb je een website, maar ben je ook aangesloten bij één of meerdere bestelplatforms? Dan is het belangrijk dat de leverancier van uw bezorgsoftware koppelingen beschikbaar stelt met deze bestelplatforms en met uw website. Door de beschikbare koppelingen maakt het dan niet meer uit waar de bestelling vandaan komt: elke bon wordt in dat geval geprint in dezelfde lay-out. Meerdere tablets op uw counter zijn dan ook overbodig.

2. Koppelingen met boekhoudsoftware

Voor elk bedrijf, en dus ook voor een bezorgrestaurant, is het belangrijk om al uw administratieve zaken op orde te hebben. Een boekhoudsoftware programma komt hier goed van pas en zal u een heleboel tijd besparen.

Werkt u al met bezorgsoftware? Dan is het raadzaam om ervoor te zorgen dat u uw boekhoudsoftware hiermee kunt koppelen om ook dit proces te automatiseren. Bij CashDesk bieden we koppelingen aan met Yuki, Reeleezee, Exact Online, e-Boekhouden.nl en AFAS.

3. Koppel VoIP telefonie: bellen via internet

Zonder Voice over IP (VoIP) telefonie zal het tijdens piekuren regelmatig voorkomen dat de telefoonlijnen bezet zijn en een klant de welbekende ‘in gesprek’ toon te horen krijgt, onwetend of hij/zij vervolgens zelf teruggebeld wordt of niet. Daarnaast moeten telefoonnummers handmatig genoteerd worden, wat ongetwijfeld wel eens fout gaat waardoor u als restauranteigenaar of bezorger de klant niet meer kunt bereiken.

Met Voice over IP (VoIP) telefonie daarentegen, bel je via het internet. Het enige wat u hiervoor nodig heeft is een internetverbinding. VoIP telefonie biedt u de mogelijkheid tot het instellen van een oneindige wachtrij waardoor klanten nooit meer te horen krijgen dat het bezorgrestaurant in gesprek is. Wanneer VoIP telefonie gecombineerd wordt met bezorgsoftware, dan worden telefoonnummers direct herkend en automatisch ingevoerd in de kassa. Zo zorgt VoIP telefonie ervoor dat de handmatige invoer van telefonische bestellingen geoptimaliseerd wordt.

4. Koppel uw personeelsplanning

Vroeger werden roosters opgehangen aan de muur zoals in de introductie al kort werd benoemd. Inmiddels wordt ook de personeelsplanning en registratie veelal online verwerkt. Denk hierbij aan o.a. de urenregistratie, het (online) opgeven van beschikbaarheid door werknemers en het inzichtelijk maken van het rooster zelf. Aangezien de personeelsplanning in de horeca vaak om veel flexibiliteit vraagt vanuit de medewerkers kan software uitkomst bieden in deze uitdaging. Net als met bovenstaande voorbeelden is het wel zo makkelijk wanneer ook deze vorm van horeca software gekoppeld kan worden met de basis: de bezorgsoftware met kassafuncties. Ga daarom altijd na of dit mogelijk is voordat je met een bepaalde partij in zee gaat. CashDesk biedt een koppeling aan met L1NDA.

Horeca software oplossingen voor franchiseorganisaties

In de basis zit er niet veel verschil tussen de benodigde horeca software voor een middelgroot bezorgrestaurant en een franchiseorganisatie. Toch zijn er een aantal softwareoplossingen beschikbaar die voor met name franchiseorganisaties het overwegen waard zijn om gebruik van te maken.

1. Multi-store websites

Het is voor franchiseorganisaties belangrijk dat hun verschillende vestigingen netjes verwerkt kunnen worden op één website en/of bestel app, en dat er niet voor elke vestiging een aparte website opgezet moet worden. Een website waarin verschillende vestigingen verwerkt zijn wordt ook wel een multi-store website genoemd.

2. Centraal menu-management

Een soortgelijke horeca software oplossing is nodig voor het doorvoeren van wijzigingen in het menu. Zonder centraal menu-management moeten alle menu’s handmatig ingevoerd worden per vestiging. Ditzelfde geldt voor wijzigingen. Wanneer niet alle menu’s identiek aan elkaar zijn leidt dit al snel tot fouten en chaos. Met een optie tot het centraal managen van het menu kan een franchiseorganisatie één wijziging eenvoudig doorvoeren voor alle (of een deel van de) vestigingen.

3. “Data is the new oil”

Hoe groter een organisatie, hoe waardevoller het is om op basis van data te gaan managen. De horeca software is hierbij de bron van de data waarin alles wordt gemeten en bijgehouden. Wat betreft het sturen op basis van data kan je het als bezorgrestaurant of franchiseorganisatie zo uitgebreid inzetten als je zelf wilt. Voor een bezorgrestaurant dat veel orders draait, maar nog altijd ‘slechts’ één vestiging heeft, kan het al hartstikke waardevol zijn om schermen op te hangen in de keuken waarop de Key Performance Indicators (KPI’s) live worden getoond. Voor een franchiseorganisatie met tientallen vestigingen kan je denken het gebruiken van een speciaal voor franchiseorganisaties ontwikkelde portal. Echter kan een franchiseorganisatie er ook voor kiezen om zo’n portal zelf te ontwikkelen met een data warehouse waarin aparte dashboards gemaakt kunnen worden voor bijvoorbeeld marketing, financiën en operations. Wanneer een aanbieder van bezorgsoftware alle ruwe data beschikbaar stelt kunt u deze data analyseren met behulp van Excel en/of Business Intelligence (BI) tools zoals Power BI.

Sparren met CashDesk over horeca software? Neem gerust contact met ons op!

Hopelijk hebben wij u met dit artikel iets meer overzicht kunnen bieden in het aanbod van de verschillende IT-systemen, horeca software en oplossingen voor bezorgrestaurants. Er zijn talloze opties beschikbaar, al kan het grootste deel van bovenstaande horeca software gezien worden als een toevoeging op de essentiële basis (website en bezorgsoftware). Bedenk goed welke van deze horeca software voor u nuttig kan zijn en zorg dat alles met elkaar gekoppeld is zodat het gehele proces soepel en efficiënt ingericht is. Voor een gratis, persoonlijk advies kunt u bij één van onze medewerkers terecht die leunen op hun jarenlange ervaring binnen de branche. Kijk hier hoe u hen kunt bereiken!

Bedankt voor het lezen,

CashDesk